Une lettre formelle sert à communiquer poliment avec une personne que l'on ne connaît pas bien, comme un directeur d'école ou un responsable administratif. Elle suit toujours une structure précise.

En haut à gauche, on écrit le nom et l'adresse de l'expéditeur ; en haut à droite, le lieu et la date. Ensuite vient la formule d'appel, comme « Monsieur le Directeur, » puis le corps de la lettre, qui explique clairement la raison de l'écrit. On termine par une formule de politesse, comme « Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, mes salutations distinguées. »

Cette structure aide le lecteur à comprendre rapidement qui écrit, pourquoi, et ce qu'il demande.